Điện thoại của quản đốc là thứ không bao giờ tắt. Tôi để nó ở chế độ rung từ hồi mới nhận chức, và bây giờ chỉ cần nghe tiếng rung lúc nửa đêm là tôi biết ca đêm có chuyện. Có lần là máy nén khí dừng. Có lần là một bạn công nhân bị kẹp tay nhẹ, may không sao. Có lần chỉ là trưởng ca hỏi có cho chạy tiếp mã hàng đang lỗi màu hay không.

Nhiều bạn hỏi tôi quản đốc phân xưởng là gì, khác gì trưởng ca, có phải “sếp to nhất xưởng” không. Câu trả lời ngắn: quản đốc là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ một phân xưởng qua tất cả các ca, từ người, máy, vật tư đến sản lượng và an toàn. Câu trả lời dài thì nằm ở dưới.

Một vị trí bị kẹp giữa

Trong sơ đồ tổ chức, quản đốc (workshop manager, có nơi gọi production supervisor cấp cao) đứng dưới trưởng phòng sản xuất hoặc giám đốc nhà máy, và đứng trên các trưởng ca, tổ trưởng. Phía trên giao chỉ tiêu. Phía dưới là mấy chục, có khi vài trăm người đang làm thật. Quản đốc nằm ở giữa, nghe cả hai bên than.

Ban giám đốc muốn tháng này tăng sản lượng mà không tăng ca. Công nhân muốn được tăng ca vì cần thêm thu nhập. Phòng QC muốn chạy chậm lại cho chắc. Phòng kế hoạch vừa chèn thêm một đơn gấp. Tất cả đều có lý, và tất cả đều đổ về bàn quản đốc lúc 8 giờ sáng.

Khác với trưởng ca ở chỗ nào? Trưởng ca lo đúng ca của mình, tám tiếng hoặc mười hai tiếng, xong bàn giao. Quản đốc phải nhìn cả tuần, cả tháng. Nếu ca A cứ đến cuối ca là đẩy máy chạy nhanh cho đủ số, để lại khuôn mòn cho ca B, thì trưởng ca A không thấy đó là vấn đề, nhưng quản đốc phải thấy. Tôi gọi đó là việc nhìn “khe hở giữa các ca”, và phần lớn rắc rối trong xưởng nằm ở khe hở đó.

Ngày làm việc thật

Không có ngày nào giống ngày nào, nhưng khung thì tương đối cố định. Tôi vào xưởng trước ca ngày khoảng hai mươi phút, đọc sổ bàn giao ca đêm, xem bảng sản lượng, ghi lại mấy chỗ cần hỏi. Họp đầu ca với các tổ trưởng chừng mười lăm phút. Không dài hơn, vì người ta đứng, và vì chuyền phải chạy.

Sau đó là đi xưởng. Tôi đi một vòng cố định: khu nhận nguyên liệu, khu máy, khu lắp ráp, khu kiểm hàng, khu đóng gói. Vừa đi vừa đếm hàng chờ giữa công đoạn, nhìn xem có ai đứng không vì thiếu linh kiện, kiểm tra nhanh mấy điểm an toàn như che chắn máy, lối thoát hiểm có bị chắn bằng pallet không. Chuyện pallet chắn lối thoát hiểm là thứ tôi cằn nhằn nhiều nhất. Tuần nào cũng phải nhắc, tuần nào cũng có.

Buổi trưa và chiều thường là họp: với kế hoạch về lịch tuần sau, với bảo trì về máy sắp tới hạn bảo dưỡng, với QC về một lô bị khách phản hồi. Xen giữa là giấy tờ: duyệt tăng ca, ký phiếu xuất vật tư, đọc báo cáo sự cố, viết báo cáo ngày cho cấp trên. Nếu bạn nghĩ quản đốc không phải ngồi máy tính, bạn nhầm. Tôi mất khoảng một phần ba thời gian với Excel và email.

Nếu muốn xem quản đốc nằm ở đâu so với các vị trí khác như kỹ sư IE, kế hoạch, trưởng ca, bạn có thể đọc thêm bức tranh chung của nghề quản lý sản xuất mà tôi đã viết trước, ở đây tôi chỉ đi sâu vào cái ghế quản đốc.

Những việc chỉ quản đốc phải gánh

Có mấy thứ trưởng ca không gánh, kỹ sư không gánh, mà quản đốc phải gánh.

Thứ nhất là con người theo nghĩa dài hạn. Ai lên tổ trưởng, ai cần đào tạo lại, ai sắp nghỉ việc vì bị ca này đối xử không công bằng. Quản đốc phải nắm, vì một xưởng mất ba người thợ giỏi trong một tháng là xong cả quý. Thứ hai là an toàn. Khi có tai nạn, câu hỏi đầu tiên từ trên xuống là “quản đốc đâu”. Việc tổ chức ca, giờ làm thêm, huấn luyện an toàn cho người mới phải làm đúng theo Bộ luật Lao động và quy định an toàn, vệ sinh lao động hiện hành, không thể làm kiểu “nói miệng là được”. Thứ ba là chi phí. Hao hụt vật tư, điện, giờ máy chết đều được tính về xưởng, và quản đốc là người phải giải thích con số đó.

Lỗi để qua một ca là lỗi của trưởng ca. Lỗi để qua một tuần là lỗi của quản đốc.

Còn một việc ít ai nói: làm người đứng ra khi khách đến audit. Nhà máy có chứng nhận ISO 9001 hay ISO 45001 thì mỗi năm có đợt đánh giá. Người đánh giá thích đi thẳng xuống xưởng, hỏi công nhân bất kỳ về quy trình. Nếu công nhân trả lời ngập ngừng, quản đốc là người phải giải trình.

Cần gì để ngồi được ghế này

Kỹ thuật phải đủ để không bị lừa. Bạn không cần giỏi hơn kỹ sư, nhưng phải đủ hiểu để biết khi tổ bảo trì nói “máy cần thay cả cụm” thì đó là thật hay là đang lười tìm lỗi. Phải đọc được bản vẽ, hiểu thông số máy chính trong xưởng, biết 5S, Kaizen, Lean ở mức áp dụng được chứ không phải thuộc lý thuyết.

Kỹ năng với người thì khó hơn nhiều. Tôi thấy ba thứ: dám nói thẳng với người lớn tuổi hơn mình, giữ công bằng giữa các ca, và biết nghe. Nghe công nhân nói “máy này hay kẹt ở bước thứ ba” thường có giá trị hơn mười trang báo cáo. Ngoại ngữ là điểm cộng lớn ở nhà máy vốn nước ngoài, vì quản đốc hay phải họp trực tiếp với người Nhật, người Hàn hoặc người Đài.

Và phải chịu được áp lực mà không trút xuống dưới. Tôi từng làm với một quản đốc cũ, mỗi lần bị giám đốc mắng là về xưởng quát tổ trưởng. Ba tháng sau cả xưởng không ai báo lỗi lên nữa, vì báo là bị mắng. Lỗi vẫn có, chỉ là bị giấu. Tôi lấy đó làm bài học.

Ghi chú xưởng: tôi giữ một cuốn sổ nhỏ trong túi áo, ghi mọi thứ thấy khi đi xưởng kèm giờ. Cuối tuần lật lại, chỗ nào ghi đi ghi lại ba lần là chỗ cần sửa tận gốc, không phải nhắc thêm lần thứ tư.

Đường lên quản đốc

Có hai đường chính. Đường thứ nhất là đi từ kỹ sư: kỹ sư sản xuất hoặc IE vài năm, lên giám sát khu vực, rồi lên quản đốc. Đường thứ hai là đi từ dưới: công nhân lành nghề, tổ trưởng, trưởng ca, rồi quản đốc. Đường thứ hai hay bị chặn ở yêu cầu bằng cấp, nhưng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chọn người hiểu xưởng hơn người có bằng đẹp.

Mất bao lâu thì tôi không dám nói một con số, vì mỗi ngành, mỗi công ty một khác. Điều tôi thấy là người được đề bạt thường đã từng xử lý ổn ít nhất một lần khủng hoảng: đơn gấp, sự cố chất lượng, hoặc một đợt thiếu người. Thu nhập của quản đốc cũng chênh nhiều theo quy mô nhà máy, vốn FDI hay trong nước, khu vực, và ca kíp, nên bạn nên hỏi rõ phụ cấp ca đêm và cách tính thưởng lúc nhận việc.

Nếu đang là trưởng ca và muốn lên, hãy bắt đầu nhìn ra ngoài ca của mình. Hỏi trưởng ca bên kia họ gặp vấn đề gì, ghi lại, đề xuất cách sửa chung. Đó chính là việc của quản đốc, và làm trước khi được giao là cách nhanh nhất để được giao.

— Trọng, quản đốc