Sáng thứ Hai, 6 giờ 40. Tôi đứng ở đầu chuyền lắp ráp số 3, tay cầm bảng kế hoạch in từ tối Chủ nhật, và đã biết trước là nó sai. Một xe linh kiện nhựa chưa về kịp, hai bạn công nhân xin nghỉ ốm, máy ép số 5 kêu lạ từ ca đêm. Kế hoạch đẹp trên giấy, còn việc của tôi là làm sao cho cuối ngày vẫn có đủ hàng lên xe.

Người ngoài hỏi tôi làm nghề gì, tôi hay nói gọn là “quản lý sản xuất”. Nói vậy thì ai cũng gật, nhưng ít ai hình dung được trong đó có bao nhiêu vị trí, mỗi người làm gì, và vì sao có người làm mười năm vẫn thấy vui, có người sáu tháng đã bỏ. Bài này tôi viết cho những bạn đang tính vào nghề, hoặc đang đứng máy và muốn biết phía trên mình là những bậc nào.

Cái nghề giữ cho xưởng chạy

Quản lý sản xuất (production management) là nhóm công việc biến đơn hàng thành sản phẩm thật ra khỏi cổng nhà máy, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng ngày giao, và không ai bị thương trên đường đi. Bốn thứ đó kéo nhau liên tục. Muốn nhanh thì dễ ẩu. Muốn kỹ thì tốn giờ. Muốn rẻ thì phải ép tồn kho xuống, mà tồn kho thấp thì một xe hàng trễ là cả chuyền ngồi chơi.

Một ngày bình thường của tôi có khoảng ba phần. Buổi sáng là họp đầu ca mười lăm phút, xem lại sản lượng ca trước, phân người, nhắc an toàn. Giữa ngày là đi xưởng, mà đi xưởng thật chứ không phải ngồi phòng lạnh xem báo cáo. Tôi đếm hàng chờ giữa các công đoạn, nhìn xem chỗ nào công nhân đứng không, hỏi tổ bảo trì máy ép đã xử lý chưa. Cuối ngày là số liệu: sản lượng, tỷ lệ lỗi, giờ dừng máy, ai tăng ca, mai chạy mã hàng gì.

Thứ làm tôi bực nhất trong nghề không phải máy hỏng. Máy hỏng thì sửa. Thứ làm tôi bực là thói quen “cứ chạy đã, lỗi tính sau”. Cả chuyền dồn ra một đống hàng lỗi, đến lúc QC chặn lại thì đã mất nửa ca. Nghề này phần lớn là chống lại mấy thói quen như thế.

Ai đứng ở đâu trong sơ đồ nhà máy

Mỗi nhà máy đặt tên chức danh một kiểu, nhà máy Nhật khác nhà máy Hàn, công ty gia đình lại càng khác. Nhưng khung chung thì khá giống nhau. Tôi gom lại theo cách tôi thấy ở những nơi mình từng làm:

Bảng trên thiếu nhiều thứ. Còn có giám sát chất lượng, kỹ thuật viên bảo trì (maintenance technician), thủ kho, nhân viên an toàn. Họ không nằm trong “quản lý sản xuất” theo nghĩa hẹp, nhưng ngày nào tôi cũng làm việc với họ, và một quản đốc không nói chuyện được với tổ bảo trì thì sớm muộn cũng gặp chuyện.

Hai nhánh, đi đường nào cũng được

Nhìn kỹ thì có hai nhánh. Nhánh điều hành gồm trưởng ca, quản đốc, trưởng phòng: sống với con người và chỉ tiêu. Nhánh kỹ thuật gồm kỹ sư sản xuất, IE, kế hoạch: sống với quy trình và con số. Hai nhánh hay giao nhau. Tôi đi lên từ kỹ sư sản xuất rồi mới sang làm quản đốc, và tôi thấy nhiều quản đốc giỏi đi đúng đường đó. Cũng có người đi lên từ công nhân đứng máy, không bằng kỹ sư, nhưng hiểu xưởng hơn ai hết.

Tôi không nghĩ nhánh nào hơn nhánh nào. Chỉ có điều, người đi nhánh kỹ thuật lên làm quản lý thường phải học lại cách nói chuyện với người. Còn người đi từ công nhân lên thì hay phải học thêm Excel, đọc báo cáo, viết email bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật cho khách.

Nếu bạn muốn xem thực tế thị trường đang cần những vị trí nào trong mảng này, mức yêu cầu kinh nghiệm ra sao theo từng khu công nghiệp, có thể lướt qua mục việc làm sản xuất vận hành để có cảm giác trước khi chọn nhánh.

Những thứ phải biết, và những thứ phải chịu được

Về kiến thức, người làm sản xuất bây giờ khó thoát được mấy công cụ quen thuộc. 5S để giữ xưởng gọn và nhìn ra bất thường. Kaizen để cải tiến từng chút một. Lean để cắt lãng phí. Ở mức hệ thống, nhà máy xuất khẩu nào cũng đụng tới ISO 9001 về quản lý chất lượng, nhiều nơi có thêm ISO 45001 về an toàn sức khỏe nghề nghiệp, ngành ô tô thì có IATF 16949, ngành thực phẩm có ISO 22000. Bạn không cần thuộc từng điều khoản, nhưng phải hiểu vì sao có cái phiếu kiểm tra này, cái nhãn kia.

Phần mềm thì tùy nơi. Công ty lớn dùng ERP như SAP hay Oracle, nhiều xưởng vừa và nhỏ vẫn chạy bằng Excel và một tấm bảng trắng ở đầu chuyền. Tôi từng làm ở nơi có ERP xịn mà số tồn kho trên máy lệch với thực tế cả trăm thùng, vì không ai chịu quét mã lúc xuất hàng. Công cụ chỉ đúng khi người dùng nó chịu làm đúng.

Kỹ năng mềm thì tôi nói thẳng mấy thứ mình thấy cần nhất:

– Bạn phải chịu được việc bị trách khi không phải lỗi của mình, rồi vẫn bình tĩnh đi tìm nguyên nhân.

– Bạn cần nói được với công nhân bằng ngôn ngữ của họ, chứ không đọc nguyên văn quy trình cho họ nghe.

– Bạn phải biết nói “không” với kế hoạch vô lý, kèm số liệu, thay vì gật rồi để cả xưởng tăng ca.

Ba thứ đó không ai dạy trong trường. Tôi học được bằng cách làm sai vài lần và bị quản đốc cũ gọi lên nói chuyện.

Đứng ở xưởng mười phút thấy nhiều hơn ngồi đọc báo cáo một tiếng.

Còn một thứ phải chịu nữa là ca kíp. Nhà máy chạy ba ca thì sẽ có lúc bạn phải vào lúc 10 giờ đêm, hoặc điện thoại reo lúc 2 giờ sáng vì chuyền dừng. Việc sắp xếp ca, giờ làm thêm, nghỉ giữa ca phải theo đúng Bộ luật Lao động và các quy định an toàn, vệ sinh lao động hiện hành. Ai làm quản lý mà không nắm phần này thì rất dễ bị công nhân khiếu nại, và họ có lý.

Đường lên từ trưởng ca

Không có lộ trình nào cố định, nhưng con đường tôi thấy nhiều nhất trông thế này. Một bạn kỹ sư mới ra trường, ngành cơ khí, điện, hóa hay quản lý công nghiệp, vào làm kỹ sư sản xuất hoặc IE. Sau vài năm, nếu bạn ấy chịu xuống xưởng và nói chuyện được với người, sẽ được giao giám sát một khu vực hoặc một ca. Từ giám sát lên quản đốc thường cần thêm thời gian, và quan trọng hơn là cần một lần chứng minh được mình xử lý được khủng hoảng: một đơn gấp, một đợt lỗi lớn, một lần khách đến audit.

Với bạn đi từ công nhân, đường lên thường là công nhân lành nghề, tổ trưởng, trưởng ca. Từ trưởng ca lên quản đốc khó hơn vì nhiều công ty đòi bằng cấp. Tôi biết vài người vừa làm vừa học liên thông buổi tối, mất mấy năm, nhưng sau đó đi rất vững vì họ hiểu xưởng từ dưới lên.

Thu nhập thì tôi không nói con số, vì nó chênh nhau quá nhiều theo ngành, theo vùng, theo vốn của công ty. Nhà máy FDI ở các khu công nghiệp lớn thường trả khác doanh nghiệp nhỏ trong nước. Biết thêm ngoại ngữ, nhất là tiếng Nhật, tiếng Hàn hoặc tiếng Anh dùng được trong họp, thì cửa rộng hơn rõ. Còn chuyện ca đêm, phụ cấp, thưởng theo sản lượng thì mỗi nơi một kiểu, bạn hỏi thẳng lúc phỏng vấn là tốt.

Ghi chú xưởng: lúc phỏng vấn vị trí giám sát hay quản đốc, người ta hay hỏi “kể một lần anh/chị xử lý sự cố”. Đừng kể chuyện chung chung. Kể ngày nào, máy nào, mất bao nhiêu phút, đã làm gì, sau đó sửa quy trình ra sao. Người phỏng vấn từng đứng xưởng sẽ nghe ra ngay ai kể thật.

Ai không nên vào nghề này

Nói chuyện ai hợp thì dễ, ai cũng nghĩ mình hợp. Tôi nói ngược lại.

Bạn nào ghét tiếng ồn, ghét mùi dầu máy, mùi nhựa nóng, hoặc không chịu được việc đi bộ mười mấy nghìn bước mỗi ngày trên sàn bê tông, thì nên cân nhắc. Bạn nào muốn mọi thứ theo kế hoạch, ghét bị phá ngang, cũng sẽ khổ, vì xưởng không bao giờ chạy đúng kế hoạch hai ngày liền. Và bạn nào ngại va chạm, sợ phải nhắc người lớn tuổi hơn mình đeo găng tay, thì làm quản lý sẽ rất mệt.

Ngược lại, nếu bạn thấy vui khi nhìn một chuyền đang rối được gỡ ra, nếu bạn thích đếm, thích hỏi “tại sao” thêm vài lần, nếu bạn chịu được việc tay bẩn mà vẫn mở laptop làm báo cáo được, thì nghề này có chỗ cho bạn. Không cần thiên tài. Cần lì và cần chịu quan sát.

Một chuyện nhỏ về năm đầu

Năm đầu làm kỹ sư, tôi viết một bản hướng dẫn thao tác rất kỹ, có hình, có số. Dán lên chuyền được hai tuần thì không ai đọc. Một chị tổ trưởng chỉ cho tôi: chữ nhỏ quá, đứng máy không ai cúi xuống đọc. Tôi làm lại, mỗi tờ ba bước, chữ to, ảnh chụp ngay tại chuyền. Lần này họ dùng. Chuyện đó dạy tôi nhiều hơn mấy môn quản trị sản xuất trên giảng đường.

Bắt đầu từ đâu nếu đang ở ngoài

Nếu bạn còn là sinh viên, thực tập ở nhà máy là cách nhanh nhất để biết mình có chịu nổi không. Xin vào phòng sản xuất hoặc phòng IE, đừng ngồi phòng hành chính. Nếu bạn đang làm ngành khác và muốn chuyển, học một khóa Lean hay 5S cơ bản giúp bạn nói được cùng ngôn ngữ với người phỏng vấn, nhưng đừng nghĩ chứng chỉ là đủ. Người tuyển vị trí sản xuất muốn thấy bạn từng xuống hiện trường.

Còn nếu bạn đang đứng máy, đang là tổ trưởng và muốn lên, thì việc đầu tiên tôi khuyên là tự ghi lại sản lượng, lỗi, giờ dừng máy của tổ mình mỗi ngày. Giữ trong một cuốn sổ hoặc file Excel. Ba tháng sau bạn sẽ có thứ để nói chuyện với quản đốc, và quản đốc sẽ nhìn bạn khác đi.

Những bài khác trong Sổ tay xưởng tôi sẽ đi sâu từng vị trí: quản đốc, kỹ sư sản xuất, IE, kế hoạch, trưởng ca, và mấy công cụ như 5S, Kaizen, Lean. Viết theo kiểu người trong xưởng nói với nhau, có gì sai các bạn cứ góp.

— Trọng, quản đốc