Tôi đã thấy ít nhất bốn đợt “phát động 5S” ở các nhà máy mình làm. Đợt nào cũng có băng rôn, có lễ ra quân, có cuộc thi tổ nào sạch nhất. Ba tháng sau, khu vực nào cũng quay về như cũ: cờ lê để trên nóc tủ điện, thùng linh kiện lỗi nằm dưới gầm bàn, sổ bàn giao ca ướt dầu.

5S không khó hiểu. Khó là giữ. Bài này tôi nói cả hai, nhưng phần giữ nhiều hơn.

Năm chữ, nói cho gọn

5S là phương pháp tổ chức nơi làm việc xuất phát từ Nhật, gắn với cách làm của các nhà máy Nhật trong hệ thống sản xuất Toyota và sau đó lan ra khắp thế giới. Tên gọi lấy từ năm từ tiếng Nhật đều bắt đầu bằng âm “s”. Người Việt dịch sang năm từ bắt đầu bằng chữ S cho dễ nhớ, và may là dịch khá sát.

Có nơi thêm chữ thứ sáu là Safety (an toàn), gọi là 6S. Tôi không phản đối, nhưng thấy an toàn vốn đã nằm sẵn trong cả năm chữ kia. Lối đi thông thoáng là Sắp xếp. Phát hiện dầu rò dưới máy là Sạch sẽ. Thêm chữ cũng được, miễn đừng thêm chữ mà bớt việc.

Từng chữ ở hiện trường

Sàng lọc

Bước này nghe dễ nhất mà làm khó nhất, vì ai cũng tiếc. “Để đó lỡ sau cần.” Cái khuôn cũ của mã hàng đã ngừng ba năm, cái máy khoan hỏng định sửa, mấy thùng phôi dư từ đơn năm ngoái. Cách tôi hay làm là dán thẻ đỏ (red tag): thứ gì không rõ còn dùng hay không thì gắn thẻ, ghi ngày, đưa về một khu tập kết. Sau một thời gian quy định mà không ai đến lấy, thứ đó được thanh lý hoặc trả kho. Có quy tắc thì không ai phải cãi nhau theo cảm tính.

Sắp xếp

Mỗi dụng cụ một chỗ, có viền sơn hoặc khuôn xốp cắt theo hình dụng cụ (shadow board). Nhìn vào bảng thấy thiếu chỗ nào là biết cái gì đang không ở đúng chỗ. Nguyên tắc tôi dùng: thứ dùng mỗi giờ để trong tầm tay, thứ dùng mỗi ngày để trong khu vực, thứ dùng mỗi tuần để ở kho chung. Vạch sơn sàn phân biệt lối đi, khu để hàng chờ, khu hàng lỗi, và màu vạch phải giống nhau trong toàn nhà máy, đừng mỗi xưởng một kiểu.

Sạch sẽ

Nhiều người hiểu Sạch sẽ là quét nhà. Không đủ. Lau máy là lúc nhìn máy gần nhất trong ngày. Tay lau qua chỗ nào thấy dầu rò, ốc lỏng, dây điện sờn thì ghi lại, gắn thẻ báo bảo trì. Xưởng mà công nhân lau máy mỗi cuối ca thường phát hiện hỏng hóc sớm hơn xưởng thuê tạp vụ lau.

Săn sóc và Sẵn sàng

Hai chữ cuối là chỗ các đợt phong trào chết. Săn sóc nghĩa là viết ra: khu vực này trông thế nào khi đạt chuẩn (dán ảnh mẫu ngay tại chỗ), ai kiểm tra, bao lâu một lần, kiểm theo phiếu nào. Sẵn sàng là khi những việc đó thành thói quen. Không có một ngày “đạt Sẵn sàng”. Chỉ có những tuần không ai phải nhắc, rồi một tuần quên, rồi lại nhắc.

Khu vực nào cần báo trước mới dọn thì khu vực đó chưa có 5S.

Vì sao làm rồi bỏ

Tôi thấy mấy lý do lặp đi lặp lại.

Lý do đầu tiên là ban giám đốc coi 5S như chiến dịch, làm trước đợt khách đến audit rồi thôi. Công nhân nhìn ra ngay. Họ dọn cho khách xem chứ không dọn cho mình. Lý do thứ hai là không có thời gian chính thức cho 5S trong ca. Bảo công nhân lau máy mà định mức sản lượng vẫn y nguyên thì họ sẽ cắt phần lau trước. Lý do thứ ba, cái này tôi cằn nhằn nhiều nhất, là quản lý tự mình không làm. Bàn làm việc của quản đốc bừa bộn thì đừng mong tổ trưởng giữ tủ dụng cụ ngăn nắp.

Ai mới vào nghề và muốn xem 5S nằm ở đâu giữa một loạt công cụ khác, cũng như người làm sản xuất phải biết những gì, có thể đọc tổng quan về nghề quản lý sản xuất trước rồi quay lại đây.

Cách tôi triển khai ở một xưởng mới

Tôi không làm cả nhà máy một lúc. Chọn một khu vực nhỏ, thường là khu có vấn đề rõ nhất, ví dụ chỗ hay mất dụng cụ hoặc chỗ hàng lỗi hay lẫn với hàng đạt. Làm kỹ ở đó trước, chụp ảnh trước và sau, cho các tổ khác qua xem. Người ta tin cái mắt thấy hơn tin slide.

Tiếp theo là cho 5S một khung giờ cố định. Ở xưởng tôi là năm phút cuối mỗi ca để dọn và kiểm theo phiếu, ghi rõ trong lịch, và trừ vào định mức. Mỗi tuần có một buổi đi kiểm chéo: tổ A chấm khu tổ B, dùng chung một phiếu điểm, kết quả dán bảng. Chấm chéo hơi gây va chạm lúc đầu, nhưng công bằng hơn để quản lý tự chấm.

Cuối cùng là gắn 5S với việc khác. Khi nhân viên phát hiện rò rỉ lúc lau máy, ghi nhận và cảm ơn công khai. Khi có đề xuất sắp xếp lại khu vực giúp đi lại ít hơn, cho làm thử ngay. Đó cũng là lúc 5S bắt đầu nối sang Kaizen, cải tiến nhỏ hằng ngày, và thường thì xưởng nào 5S tốt, cải tiến cũng chạy dễ hơn.

Ghi chú xưởng: chụp ảnh khu vực ở cùng một góc, cùng một giờ, mỗi tuần một lần, lưu vào một thư mục chung. Sau ba tháng mở ra xem lại là biết khu nào đang trượt, không cần đợi đến đợt chấm điểm.

Được gì sau khi làm thật

Tôi không đưa tỷ lệ phần trăm cải thiện nào, vì mỗi xưởng một xuất phát điểm. Nhưng có mấy thứ thấy rõ bằng mắt. Thời gian tìm dụng cụ và chuyển đổi khuôn giảm, vì mọi thứ ở đúng chỗ. Hàng lỗi ít bị lẫn với hàng đạt, vì khu vực có vạch và nhãn rõ. Tai nạn vặt như vấp ngã, bị dây điện quấn chân giảm. Máy được phát hiện hỏng sớm hơn. Và khi khách hay đoàn đánh giá ISO 9001 đến, không ai phải thức đêm dọn xưởng.

Với người đi làm, 5S cũng là thứ đầu tiên hầu hết nhà máy dạy cho người mới, kể cả nhân viên văn phòng trong khối sản xuất. Ai làm 5S tử tế ở khu vực của mình thường được để ý khi chọn tổ trưởng, vì điều đó cho thấy họ chịu giữ một tiêu chuẩn mà không cần người đứng sau.

Nếu xưởng bạn đã làm 5S vài lần rồi bỏ, đừng phát động thêm lần nữa. Chọn một góc, làm cho đúng, giữ được ba tháng, rồi mới nói tiếp.

— Trọng, quản đốc